Version v1.2

Politique de confidentialité

Notre politique de confidentialité complète est en cours de finalisation. En attendant, nous rappelons ci-dessous les droits que la loi togolaise vous accorde sur vos données.

Comment exercer vos droits

Conformément à la loi n° 2019-014, vous disposez notamment des droits suivants :

  • Droit à l'information (articles 35 à 38) : lorsque nous collectons vos données, nous devons vous communiquer de façon claire l'identité du responsable du traitement, la ou les finalités pour lesquelles vos données sont recueillies, les catégories de données traitées, les destinataires éventuels, le caractère obligatoire ou facultatif des réponses et les conséquences d'un refus, l'existence d'un droit d'accès et de rectification, la durée de conservation des données ainsi que les éventuels transferts envisagés.
  • Droit d'accès (articles 39 à 44) : vous pouvez demander au responsable du traitement de confirmer que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, le cas échéant, d'obtenir la communication des données et des informations relatives à leur origine, leurs finalités, les catégories de destinataires et les transferts envisagés. Une copie des données peut être délivrée à votre demande. Si vous suspectez que les données communiquées ne sont pas conformes, vous pouvez saisir l'Instance de Protection des Données à Caractère Personnel (IPDCP), qui procédera aux vérifications.
  • Droit d'opposition (article 45) : pour des motifs légitimes, vous pouvez vous opposer à ce que vos données fassent l'objet d'un traitement. Vous devez être informé avant toute utilisation de vos données à des fins de prospection et disposer de la possibilité de vous y opposer gratuitement.
  • Droit de rectification ou de suppression (article 46) : vous pouvez exiger que les données inexactes, incomplètes, équivoques, périmées ou collectées/traitées illicitement soient rectifiées, complétées, mises à jour, verrouillées ou supprimées. Le responsable du traitement doit justifier des corrections demandées dans le mois suivant votre requête et notifier les tiers ayant reçu les données.
  • Droit à l'effacement (articles 47 à 49) : si des données vous concernant ont été rendues publiques, vous pouvez demander leur suppression. Le responsable du traitement doit prendre toutes les mesures raisonnables, y compris techniques, pour en informer les tiers et effacer les liens, copies ou reproductions. En cas d'absence de réponse ou de non-exécution dans le mois suivant votre demande, vous pouvez saisir l'IPDCP.
  • Droit à la mise à jour des données après la mort (article 50) : vos ayants droit peuvent demander la mise à jour ou l'effacement de vos données après votre décès.
  • Traitement des données de santé : les données de santé sont des données sensibles. Leur traitement n'est licite que dans des cas strictement définis (consentement explicite, nécessité pour la défense des intérêts vitaux, finalité prévue par la loi, motifs de santé publique, prévention d'un danger concret ou défense d'un droit en justice, etc.) et doit être effectué sous la surveillance d'un professionnel soumis au secret professionnel. Elles sont généralement collectées auprès de la personne concernée et ne peuvent l'être auprès d'autres sources que si cela est nécessaire ou si la personne est dans l'incapacité de les fournir elle-même. Ces obligations peuvent limiter le droit à l'effacement lorsque la conservation des données est nécessaire à la continuité des soins ou à des fins légales.

Suppression de vos données

Cette section explique concrètement comment demander la suppression de vos données, y compris celles liées aux notifications WhatsApp envoyées par votre cabinet.

Qui peut faire la demande, et à qui l'adresser

  • Vous êtes un patient (la personne concernée) : votre cabinet est le responsable du traitement de votre dossier patient. Adressez votre demande d'archivage, d'anonymisation ou de suppression définitive directement au secrétariat de votre cabinet médical, ou à notre délégué à la protection des données (infos@bmab.ca), qui la relaiera au cabinet concerné.
  • Vous représentez un cabinet : Docsana intervient auprès de vous comme sous-traitant technique (y compris pour les données liées à votre compte WhatsApp Business). Pour toute question sur les données que nous traitons pour votre compte, contactez directement infos@bmab.ca.

Périmètre couvert

Une demande de suppression porte sur :

  • votre dossier patient (identité, rendez-vous, consultations, ordonnances, transcriptions) ;
  • les notifications WhatsApp que votre cabinet vous adresse : votre numéro de téléphone cesse d'être utilisé pour vous écrire.

Deux limites, que nous préférons énoncer plutôt que promettre l'impossible :

  • les messages déjà reçus restent dans votre application WhatsApp, dont Docsana n'a pas la maîtrise ; vous seul pouvez les y supprimer, depuis votre téléphone ;
  • l'effacement porte sur votre dossier : votre nom peut subsister quelque temps ailleurs, comme indiqué dans la note en fin de page.

Nous répondons à toute demande dans un délai maximum de 30 jours (voir « Délai de réponse » plus bas).

Comment la demande est traitée

Selon la situation, votre cabinet ou Docsana applique l'un des trois traitements suivants :

  • Archivage : mise en sommeil réversible de votre dossier — il n'est plus sollicité mais reste conservé pour la continuité de vos soins. Il est automatiquement réactivé le jour où votre cabinet rattache un nouveau rendez-vous à votre dossier ; une prise de rendez-vous en ligne ne suffit pas à le réveiller.
  • Anonymisation : retrait irréversible de votre identité de votre dossier, qui reste conservé sous forme anonymisée pour les obligations légales de conservation des données de santé. Exécutée par Docsana.
  • Suppression définitive : effacement physique et irréversible de votre dossier. Réservée aux cas exceptionnels (ex. dossier créé par erreur), exécutée par Docsana avec justification écrite.

Comment nous contacter

  • Par email : envoyez votre demande à notre délégué à la protection des données : infos@bmab.ca.
  • Auprès de votre cabinet : vous pouvez également contacter directement le secrétariat de votre cabinet médical.

Justificatif d'identité

Pour que nous puissions vérifier votre identité et protéger les données contre les accès non autorisés, veuillez joindre à votre demande une copie d'une pièce d'identité officielle.

Délai de réponse

Nous nous engageons à répondre à vos demandes dans un délai maximum de 30 jours à compter de la réception complète de votre demande, pièce d'identité incluse.

Voies de recours

Si vous estimez que votre demande n'a pas été traitée conformément à la loi, vous pouvez saisir l'Instance de Protection des Données à Caractère Personnel (IPDCP), autorité administrative indépendante chargée de veiller au respect de la loi et de traiter les réclamations.

Note : en cas d'anonymisation de votre dossier, il est possible que votre nom reste temporairement visible dans l'historique de vos rendez-vous ainsi que dans le texte des transcriptions de consultation. Cette limitation est connue et sera traitée dans une phase ultérieure.

Version v1.2 — entrée en vigueur le 8 septembre 2026.

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